Siden efteråret 2018 er der lovgivet om dokumentes brugervenlighed når de distribueres digitalt. I det første år gælder dette lovkrav kun for offentlige virksomheder, men dermed anlægges en anbefalet standard som formodentlig vil vinde indpas i almen digital dokumentdistribution.
Metadata i Word-dokumenter
Et nødvendigt, og ofte overset, element i distributionen, er at rydde dokumentet for information der afspejler proces og arbejdsfaser: Hvem er forfatter, hvem har sidst redigeret – og hvornår og hvornår er dokumentet oprettet. Den slags information er dokumentets metadata og bør tjekkes før dokumentet videreformidles.
Med hensigtsmæssig brug af metadata bliver det muligt at præsentere og strukturere relevant information om dokumentet. Det kan være angivelse af fx versionsnummer, dokumentets status (fx ”intern”, ”udkast” eller lignende). En konsekvent anvendelse af metadata kan desuden lette arbejdet med at fx finde dokumenter med en bestemt forfatter, titel eller anden metainformation.
Formidling med pdf
Den anbefalede format for distribution af endeligt dokumenter er pdf. Pdf-dokumentet bør, som Word-dokumentet, være renset for overflødige metadata og bør desuden være indstillet brugervenligt med fx åbningstilstand, forstørrelsesgrad, navigation, eventuelle bogmærker og lignende.
Som vejledende standard tager vi udgangspunkt i lov om dokumenters tilgængelighed (september 2018 *) der præciserer kravene for offentlige institutioners dokumentformidling men desuden leverer enkle retningslinjer for alle virksomheder.
- Se videre herom i Retsinformation, https://www.retsinformation.dk/Forms/R0710.aspx?id=201794